ESCRíBEME UN E-MAIL Y TE DIRÉ CÓMO DE PROFESIONAL ERES

"El estilo es el ropaje del pensamiento; 

y un pensamiento bien vestido, 

como un hombre bien vestido, 

se presenta mejor"

Conde de Chesterfield (1694-1773) 

Político y escritor inglés.

Me quedé sólo, en el despacho, mientras las luces de la fábrica que entraban por la ventana iban apagándose por módulos. Sólo quedaban los de la sección de montaje y a lo lejos se oía el familiar sonido del teclado del Director Comercial, el cual siempre cerraba el turno de las oficinas nobles, alargando las ya por sí largas jornadas en este escondido lugar de la Mancha.

Había sido un día muy complicado y dos emails que había recibido, uno de un colega de una empresa con la que compartíamos una alianza desde hacía años y otra de un mando intermedio, me habían hecho quedarme un poco pensativo, como parado. Yo diría que algo triste también. ¿Por qué la velocidad que nos empujaba la situación global actual nos estaba llevando a perder las formas? ¿Qué parte nos hace ser poco educados en cuanto podemos escribir emails desde los teléfonos? ¿Cómo afecta a la profesionalidad el estilo Whatsapp?

Estas y otras preguntas me golpeaban la cabeza. A falta de un millón de problemas, esto era algo que me preocupaba, ya que detrás de un mal uso de las herramientas de comunicación creo que se esconde muchas más cosas; estilos de dirección, profesionalidad, personalidad, educación, respeto...

Más allá de las faltas de ortografía (requisito indispensable para alguien que quiera comunicar algo serio), se trata de cuidar la redacción de los diferentes escritos para causar una buena impresión.

Y nunca se debe de olvidar que a pesar de que el correo electrónico es una herramienta muy eficiente, en numerosas ocasiones una llamada es más efectiva.

Todo lo dicho hasta ahora me ha impulsado a intentar escribir algunas reglillas (10) que aunque las podemos conocer, el día a día nos está empujando a dejar a un lado, empeorando nuestra imagen de marca y dejando malentendidos innecesarios entre colegas, proveedores, clientes y más...

1.- Déjate de mayúsculas, la mayoría de la gente lo entiende como agresividad e intenta escribir en tono neutro.

2.- Ten en cuenta que estás comunicando de manera formal y profesional, por lo que debes de controlar el uso de puntos de exclamación (el exceso de este recurso denota que eres un escritor novato y queda poco profesional). Además, y esto es importantísimo, debes diferenciar las expresiones que usas para comunicarte con tus amigos y las que usas en una comunicación laboral y profesional.

3.- No desprecies el contenido del ASUNTO y dedícale un tiempo a definir lo que incluir en el mismo. La información principal debe ir en el título del correo, evitando desperdiciar mucho tiempo a tu receptor, además de conseguir que tu e-mail sea leído y contestado con mayor rapidez.

4.- Usa un tiempo para corregir faltas ortográficas y disponer correctamente los signos de puntuación. Las prisas te llevan a escribir rápido y no revisar lo que se necesita, cometiendo errores que restan valor a nuestro mensaje (y a nuestra imagen).

5.- Evita los excesos agregando gráficos, colores, etc... No aportan valor a un mensaje profesional y sí que aportan confusión, distrayendo la atención de tu remitente con el mensaje.

6.- Comprueba que el archivo adjunto, está adjunto. A veces, a un día vista, recibes la respuesta a tu e-mail pero no respondiendo a tu requerimiento, sino que pidiéndote el archivo que no llevaba tu e-mail. Has perdido tiempo y no es precisamente el recurso que más te sobra...

7.- Por favor te lo pido, no utilices en el e-mail del trabajo "emoticonos". Déjalo para el whatsapp con tus hijos y amigos. El tono adecuado y profesional debe mantenerse siempre, por mucha confianza que hayas alcanzado con tu remitente.

8.- Se correcto en tus formas y amable. Nunca sobra un por favor, un gracias... Y el tono debe ser cordial y educado. Los mensajes escritos son más contundentes y rudos que una conversación oral telefónica o en persona, por lo que el "tono sí importa".

9.- Paciencia en el tempo de la respuesta. No mandes a destiempo emails de recordatorio (acribillando a la otra parte). Si es urgente de verdad, por favor, llama o escribe un mensaje al móvil de tu remitente, indicándole qué ha ocurrido y por qué es tan urgente, asegurándote que lo entiende y que te puede cubrir la necesidad en tiempo y forma.

Nota: Cuando lo que vas a requerir es muy urgente, la llamada de preaviso es muy útil.

10.- Y para que te tomen en serio y tu imagen personal se refuerce con tus actos, y no sólo con tus peticiones, no olvides responder en caso de que la otra parte te requiera más datos, por ejemplo, o cuando te soliciten a ti cualquier tema, intenta responder en tiempo y forma a esos profesionales que te necesitan.

Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.

EL EFECTO NEGATIVO DEL CORTOPLACISMO SOBRE LA INNOVACIÓN

Y TÚ, ¿CÓMO MOTIVAS A TU EQUIPO DE VENTAS?

"La integridad de un hombre se mide por su conducta, no por sus profesiones"

Juvenal. (67-127) Poeta satírico romano.

El debate fue muy abierto y directo, además de servir para crear una serie de ideas que en un futuro seguro serían la base de nuestra propuesta salarial para nuestro nuevo joven equipo de ventas.

El producto era muy novedoso y moderno, teniendo un componente de servicios mucho mayor, en porcentaje, respecto a la oferta final completa de lo que la empresa estaba acostumbra, así como los directivos de la misma.

El recién ascendido a Director Comercial inició la ronda de "ruegos y preguntas", una vez presentado el negocio, con la pregunta siguiente:

¿Cuáles serán las mejores prácticas para motivar a nuestra fuerza de ventas?

Javier no dudó en indicar que, según su criterio, una clara propuesta sobre la mesa y unos objetivos justos podrían ser el núcleo de la motivación. "Pero está claro que un buen procedimiento de comisiones puede añadir gasolina a la carrera por la motivación, creo".- concluyó.

Elena estaba de acuerdo con Javier, pero añadió que en caso de iniciar un proyecto de ventas basado  en comisiones, se deberían de evitar limitar la cantidad de comisión. "En caso de que un vendedor venda mucho, merece ganar mucho".- remató.

Además, continuó Elena, yo pagaría cuando el producto fuera cobrado completamente y no cuando se sirva.

Marcos tomaba nota de todo, ya que le habían encargado ordenar las ideas y tratar de llegar a unas conclusiones que sirvieran para la siguiente reunión. Tomó la palabra y dijo que sí que era verdad el tema de las comisiones, y vital, pero teniendo en cuenta el rasgo de emprendedor que normalmente va innato al perfil comercial, sería fundamental el aclarar la propuesta de valor y de esta manera, dirigirles hacia dónde quiere la empresa. Debido a este rasgo, los vendedores son personas que se automotivan, son flexibles y ágiles en afrontar situaciones diversas, necesitan margenes y cierta libertad y sobre todo, moverse en un entorno positivo, optimista y con una burocracia justa (sin pasarse). "Si no creamos este ambiente con el equipo, pronto, muy pronto, el dinero no será suficiente para retener este talento que hoy hemos conseguido entrenar para esta nueva propuesta."

El Director volvió a tomar la palabra y quiso remarcar que no todo comienza con las ventas. Según comentó, la organización debe tener unos valores, una propuesta y una clara visión que llevar a cabo. Los equipos de ventas deben de sentirse cómodos, como grandes y buenos socios, del equipo de marketing y de producción. Por una parte, el personal de marketing debe asegurar que hemos encontrado los correctos segmentos de mercado y que, como un guante, nos proveen de herramientas de ayuda para conseguir que los clientes nos compren. Por otro lado, ingeniería y producción debe de traducir las necesidades de los clientes en productos y servicios prestos para ayudar a nuestro target, resolviendo sus problemas.

Nuestra propuesta, como departamento, debe ser vender nuestros productos/servicios. Y esto solo se puede hacer creyendo que verdaderamente estamos ayudando a nuestros clientes. Es verdad que a veces, cubrimos necesidades y otras, ayudamos a resolver problemas que tienen, pero siempre, tenemos que estar convencidos que al comprarnos a nosotros, resultan impactados positivamente en sus vidas.

Sí, el dinero del bonus motiva, pero la consecución de una venta es mucho más. El arte de saber comunicar al cliente los beneficios que al obtener nuestro producto conseguirá. Vender es mucho más. 

"Vender con integridad, creando conexiones, ésta parte es mucho más importante que la material."

El reto está en conseguir que el equipo de ventas trabaje de forma íntegra, y no sólo enfocado en el dinero, independientemente de que debemos asegurar que sus resultados estén alineados con su remuneración, por supuesto. 

¿Y tú? ¿Qué opinas?

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PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS. FUNDAMENTAL QUE LO ENTIENDAN TUS AMIGOS

¿CÓMO GESTIONAS TU ENERGÍA PERSONAL?

"El arte del descanso es una parte del arte de trabajar"

John Steinbeck (1902-1968) 

Escritor estadounidense

Normalmente venía al despacho, decía, anotaba, dejaba, y salía pitando a sus quehaceres diarios. Era un torbellino, muy operativo, como diría el jefe.

Pero este martes se sentó en la silla, enfrente de mi mesa, y noté cómo Sandro quería hablar y algo más...

"Sabes".- me dijo. "Algunas veces, se tienen periodos en el que uno se siente bien, capaz de todo, estás pasando una buena etapa y te sientes muy productivo. Otras veces, pasas temporadas en las que parece que estás hambriento, sediento y cansado; muy cansado. En estas circunstancias no te crees capaz de terminar nada y sobre todo, no tienes nada de inspiración. Y finalmente, hay periodos que necesitas descansar".

A este Sandro me lo habían cambiado. Recordé sus últimos dos meses y desde que se había iniciado el año, no había parado. Por mi mente se me pasó la última conversación telefónica, tras la reunión con nuestro principal cliente, en la que había salido no muy contento con el resultado de la misma. No quería echarle la culpa a las dos jornadas maratonianas anteriores a la presentación, pero 10 horas dos días antes, 12 horas el día anterior y 700 kilómetros no eran el mejor aperitivo para comerte, mejor dicho, disfrutar del plato principal; en este caso la reunión anual que servía de planificación para el curso que se iniciaba.

"Este chico puede con todo",.- me repetía cuando colgué, sin saber que estaba llegando a su límite y bien podría, si no regulábamos, volverse en su contra y también, por qué no, en la nuestra. El día a día me llevó a otros quehaceres, pero el problema no se había solucionado, ni mucho menos, la prueba es que ahora lo tenía sentado en mi mesa tratando de explicarse.

Mucho se habla de gestión del tiempo, en esto del Management, pero tras este caso tan reciente, creo que es vital y muy importante el asunto de la gestión de la energía personal. 

Es un tema estratégico y puede hacer que en nosotros, como empleados o empleadores, y en nuestra gente, tenga unos resultados excelentes en el corto plazo, pero también es muy probable que estemos cavando la tumba de su futuro (y/o el nuestro).

Nuestra energía es limitada. Necesitamos recargarla, con descanso. También es necesario saber administrarla apropiadamente. Si piensas un poco, reconocerás que por la mañana tienes más poder de concentración, más inspiración y eres más productivo.

Por lo tanto, deberías realizar esas tareas importantes como proyectos premium, artículos de importancia, ese email a ese gran cliente/colaborador, reuniones con impacto, en ese huso horario en el que eres "mejor", dejando tareas rutinarias para las horas en las que las pilas están algo "deterioradas". En esta parte es en la que enlazamos la gestión de la energía con la gestión del tiempo.

Al igual, cuando tenemos un viaje muy importante, o una reunión complicada o vital, es en ese tiempo dónde necesitamos estar a tope, y no en las jornadas previas, que sin dejar de ser importantes, son preparatorias pero no definitorias. Gestionar tu energía es llegar con toda la potencia al momento de la verdad.

No es cuestión de trabajar 50, 60 ó 70 horas. Es cuestión de trabajar las horas a un máximo nivel, y éste dependerá del nivel de concentración, inspiración y productividad. Tenemos que observar nuestro tiempo de descanso, de sueño y de relajación (mente y cuerpo) como el tiempo de carga de nuestra energía vital, como si fuéramos un móvil que necesita cargarse a la red. Es básico, cuando necesitemos hacer la llamada más urgente de nuestra vida, el móvil tiene que tener batería...

Pensando también en cómo rendir durante la jornada, no tires por los maratones de 4-5 horas sin despegar la cabeza del ordenador, los papeles, etc... Dos horas de total concentración bien merecen 15 minutos de paseo por el jardín (si lo tienes cerca), o la campa o el patio, incluso algún ejercicio no vendría mal. Sólo con ésto, seguro, estarás nuevamente a tope para la siguiente sesión de una o dos horas. 

Como podéis imaginar, la charla duró una hora, pero pudo haber sido de dos o más, de no ser porque Sandro (y yo mismo) había (habíamos) recibido el mensaje y me propuso charlar en una semana con un plan de cambio para nuestra nueva vida, buscando el éxito personal a medio/largo plazo; por nuestro bien y por el bien de nuestra amada empresa...

Aún recuerdo las palabras del jefe, tras la última reunión mensual, sobre Sandro: "Ahora sí que lo tenemos enfocado. Está trabajando a tope y los resultados se vislumbrarán en breve por todo lo que está sembrando. Ojalá tuviéramos muchos como él, de otra forma nos iría".

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POST-VENTA DE LA BUENA. CHARLA INFORMAL PERO EDUCATIVA.

EN MODO DIETA (DIET) PARA SER LEAN

“Muchas excelentes compañías norteamericanas tienen respeto por las personas, por la práctica del Kaizen y por otras herramientas TPS (Sistema de Producción Toyota). Pero lo que es realmente importante es tener todos estos elementos juntos como un sistema y practicarlos cada día de forma consistente en el Gemba, no de forma esporádica” 

Fujio Cho.

Era una mañana cualquiera, pero tras la reunión sorpresa todos salimos pensando que era hora de ponerse las pilas y empezar a quitarnos grasa para seguir siendo competitivos.

Manuel nos había dejado todo bastante claro. Lean se centraba en eliminar o, al menos, minimizar desperdicios mediante la mejora continua.

"Hay que conseguir más con menos. Es exactamente la fórmula de la productividad, y se debe crear la autopista en la que no caben las actividades que no crean valor en todas las prácticas de la organización.".- Poco más que añadir, pensé, mientras bajábamos a tomarnos una dosis de cafeína de máquina, sin hablar entre nosotros, simplemente analizando las palabras inspiradoras de nuestro colega.

Oficialmente estabamos a DIETA (DIET). Y cada palabra del acrónimo tiene mucho que decir, y mucho que trabajarse para conseguir una empresa esbelta y sana.

Creo que es muy relevante todo lo que nos enseñó y entiendo que para cumplir nuestro objetivo, deberíamos ponernos a trabajar en orden a los cuatro principios:

D de disciplina (Discipline). Cuando aplicas una dieta para conseguir ser Lean en tu organización, se necesita ser muy disciplinado; con ello, los procesos como un todo, se convertirán en un cuerpo esbelto, sano y sin grasa. Es importantísimo que el líder de la organización, y el del proyecto, sea un profesional "campeón del cambio", con la mente muy abierta y sin escepticismo alguno ante todo lo que se le viene encima. Lo principal, la mentalidad lean debería estar embebida en todo nuestro día a día, a cualquier nivel, en todo la organización. Se debe hacer nuestra una cultura que detecte el desperdicio en cada acción, en cada reunión, en cada proceso. Todos los días, en todos los departamentos, en todos los niveles.

I de mejora, de mejora continua (Continuous Improvement). El nutriente principal de una empresa a dieta, tendente al Lean, es la mejora continua en todos los departamentos como una de sus metas estratégicas. El crecimiento en conocimientos y formación son la base para generar mejoras continuas y obtener mejores productos, procesos y servicios. Necesitamos obsesionarnos con el cambio a mejor, eliminando desperdicios continuos mediante mejoras constantes que posibilitarán y motivarán a la empresa a reconocer mejoras y toxinas que conviven en nuestra empresa, y que hoy nos parecen vitales. Convivimos con ineficiencias que no aportan valor, y este nutriente que nos despierta el hambre de mejora, el hambre de cambio, nos hará darnos cuenta que tenemos que desterrar estos desperdicios de nuestro día a día.

E de eficiencia. (Efficiency). Este principio es otro de los componentes de esta dieta que nos conducirá a ser Lean, pero Lean de verdad. Necesitamos practicar la eficiencia en cada proceso, alcanzando unos procedimientos estándar de calidad a la primera, excelente competencia en nuestros puestos y alta responsabilidad en cada trabajo que es generado para nuestros clientes (ya sean internos o externos). Hay que vaciar de valor no añadido nuestro enfoque diario y eliminar desperdicio en cada paso, en cada decisión. Practicando la perfección y manteniéndose persistente en el intento de hacerlo bien, a la primera, toda la organización estará motivada para afrontar los retos que el mercado nos propone. Eficiencia y motivación hacia la necesidad de la mejora continua que nos mantendrá en forma, hacia el camino del "Lean Production" y sin mochilas que no aportan, pero lastran.

T de formación (Training). Por último, como cohesión vital para todo el conjunto y que el mismo no sea efímero ni se destruya a la primera de cambio, es necesario crear una cultura de continuo aprendizaje. Esta parte es esencial. Es condición necesaria que toda la plantilla esté entrenada en detectar y retirar cualquier desperdicio de nuestros procesos. Todo el personal debe conocer qué es valor añadido, y qué no lo es. Además, debe saber qué herramientas tiene que usar para eliminarlo completamente de su empresa, ayudando con su aportación al éxito de la implementación de este proyecto ambicioso, y a la vez, sustentador de la calidad del futuro de la organización. Es fácil de entender Lean como una serie de herramientas, pero en verdad, lo difícil, es entenderlo como una forma de pensar, una forma de vivir, por lo que todo comienza con ejercitar el músculo de la organización de arriba a abajo, empoderando al que hace, al que ejecuta y al que piensa, dotando a toda la organización de una filosofía, unos valores y unas prácticas "Lean" que eliminen lo tóxico, lo que no genera valor, en definitiva, el DESPERDICIO (Waste o Muda).

Lo dicho, estamos en modo DIET, e integrando los 4 principios reseñados nos introduciremos en una iniciativa Lean, creando en nuestra empresa una cultura que abrazará el cambio, tan necesario para nuestra supervivencia.

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DEJA DE LADO A TU COMPETENCIA CREANDO UN OCÉANO AZUL

MI PRIMO JAIME, EL TAXISTA

"Las masas humanas más peligrosas 

son aquellas en cuyas venas ha sido inyectado 

el veneno del miedo.... 

del miedo al cambio"

Octavio Paz (1914-1998) 

Poeta y ensayista mexicano

Para comprender mejor lo que pasa por la cabeza de las personas que no admiten que el mundo está cambiando, y también, por qué no decirlo, para entender mejor los motivos por los que la resistencia al cambio es algo que impera en todas nuestras organizaciones, esta semana, decidí llamar a mi primo Jaime y "echar un ratillo", como a él le gustaba decir cuando se pasaba por el pueblo y me llamaba para compartir.

Esta vez no nos vimos en el bar El Puente, como en otras ocasiones, sino que preferí conversar con él mientras dábamos una vuelta en su taxi, por eso de meternos de lleno en situación.

Hablamos un poco de cómo estaban cambiando nuestras vidas, nuestras familias, y cómo poco a poco, los abuelos nos estaban dejando. Por otro lado y echando la vista abajo, los pequeños, cada vez menos pequeños, se nos estaban haciendo mayores, creciendo tanto en lo físico como en conocimientos y preparándose para mañana (casi ya hoy) para afrontar el entorno hostil y arrollador que se les viene encima.

Además, en esta ocasión, salir de la capital para Jaime era una excusa para alejarse de unos últimos días convulsos, cargados de poco trabajo y mucho parón, parón de todo menos de su cabeza, que había estado muy acelerada pensando los motivos de por qué su profesión, y su gremio, se había metido en una especie de callejón sin salida.

"Se que la vida es cambio, no es estática, pero no sabes cómo me asusta, primo".- me decía ya metidos en conversación.

Charlamos sobre el momento actual, la carga de incertidumbre que manda en nuestros días y lo más preocupante... la velocidad. Todo va muy deprisa, y el futuro, sólo nos depara con certidumbre, eso, mucha más velocidad de cambio.

Pero para vivir la vida sin perderla, hay que entender a surfear en esta ola gigante, que al pasar, solo nos depara otra ola aún mayor y más peligrosa; o por qué no más emocionante, culminábamos tras un rato navegando entre marejada y temporal.

"Entonces, ¿qué me recomiendas en estos momentos de cambio?".- Me cuestionaba. 

Mira, la calma no va a llegar. Toca despertar y debemos aprender a conducir en este tipo de escenario, entenderlo como una oportunidad, y cuanto antes, aprender de él; mejor dicho, aprender con él.

Te recomiendo que te pongas manos a la obra, le comenté. El reto, y esto va también para mí, es decir, para todos los que tenemos la suerte de vivir hoy y ahora, es retarnos todos los días. 

Apostemos por lo nuevo. Cada día, cada momento.

Cambia el itinerario cuando llegues a por tu hijo en el cole, sorprende a tu pareja con una llamada porque sí (dile que la quieres, punto), cambia algo de la reunión con tu equipo de los lunes, aprende algo nuevo por la mañana, y algo más por la tarde, tómate un café con ese colega que te evita, al que evitas y, sobre todo, cambia tú antes que el mundo te lleve por delante (por inmovilista).

Comprende que lo nuevo es Vida, es Esperanza, es Mejora. Todas las revoluciones nos han servido, como humanidad, a estar mejor. Por ello, simplemente reconociendo la historia, no luches inútilmente por tirar del freno de mano de la digitalización, del progreso, simplemente te llevará por delante si eres un iluso y piensas que podrás con una fuerza de muchos, muchos Terabytes de información con cientos de millones de máquinas conectadas...

"Comprende que lo nuevo es Vida. Es Esperanza. Es Mejora. Todas las revoluciones nos han servido como humanidad a estar mejor". Me repetía a mí mismo, pensando, en mi interior.

Llegamos al final de nuestro viaje, en ese taxi que tantas alegrías le había dado, primero al tío Juan, ahora a él, a la Alameda. Cuántos recuerdos vividos en este oasis de calma y vegetación. 

No coches. No fábrica. No ruido. Árboles, caminos y casas derruidas, pero con vida, en paz. Ésto es lo que era, es y será. 

Aparcó en la zona previa habilitada y anduvimos hasta el pinar donde nuestras familias nos esperaban. Los mayores ya habían dispuesto esos grandes manteles en el suelo, repartiendo la merienda con los refrescos al gusto, en esos capachos de hielo, guardando el fresco que hace de la cerveza una delicia. Los niños se repartían entre los columpios y el campo de fútbol improvisado, con los abrigos marcando los teóricos postes de lo que se suponía que eran las porterías.

Nos sentamos un rato más, en el banco que habíamos usado desde bien pequeños, nuestro banco, alejados del mundanal ruido, mientras se asaba la carne y las verduras que tan bien preparaba la tía Carmen.

"¿Y esto qué?".- me inquirió abriendo los brazos mientras señalaba al cielo, hacia los árboles y hacia el entorno calmado, silencioso...

Me quedé un rato largo en silencio. Mi primo también. Y entonces le comenté que la digitalización está bien, lo nuevo, pero eso no significa que necesitamos tiempo de descanso, de purificación, de desconexión. También el ser humano, la persona, necesita marcarse tareas y horarios de desconexión de internet, estar alejado de la tecnología. No todo es digital, sino todo lo contrario. Lo nuevo, la tecnología nos ayuda, pero lo natural nos genera templanza, oxígeno y nos permite mediante la concentración y el silencio alejarnos del ruido de la urbe, y por encima de todo, encontrarnos con nosotros mismos.

Curioso, pero cuando tras un rato nuevamente en silencio, abrí los ojos, Jaime estaba dando una caladas a su nuevo cigarrillo electrónico y yo, como por instinto, abrí mi e-book para leer un nuevo capítulo del libro de Stephen Hawking "Historia del Tiempo", el cual no me podía resistir sin leer, al menos un capítulo, ni un sólo día.

"¡Cosas de la naturaleza y la tecnología por igual!".- pensé.

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LOS RECURSOS HUMANOS Y EL VERDADERO CAMBIO EN LA EMPRESA