"Reglas de oro para salir airoso de una reunión:
Llegar tarde para no parecer novato.
No decir nada hasta la mitad de la reunión para parecer "el sabio".
Ser vago e impreciso para no incomodar a nadie.
En caso de duda, sugerir otra reunión específica para resolverla.
Ser el primero en sugerir un aplazamiento para ser popular entre los demás,
ya que es lo que todos quieren.
Harry Chapman
Semana previa a la de Pasión, que nos dará paso a un gran Abril cargado de primavera en toda regla, y sobre todo, que nos aportará el descanso necesario para afrontar un segundo trimestre lleno de pedidos que incluyen muchos, pero que muchos problemas que resolver. Y gracias a Dios, porque nada mejor que la señal de los líos (mucho trabajo) para distanciar la evidencia que la lacra de ausencia de pedidos en la cantidad necesaria nos introduce a los humanos en el ambiente de negatividad y pesimismo, no dirigiendo a las organizaciones a ningún buen final.
Todo comenzó a rondar por mi cabeza cuando al despedirme hasta la semana que viene, un compañero de la dirección no me devolvió la despedida en la misma frecuencia alegre que yo le había regalado. Y ya se por qué. Le había recordado que nos veíamos el lunes a primera hora en la temida reunión semanal de dirección. No estaba deseando el colega ir a la citada, no...
Y mucho me hizo pensar en cómo deberíamos resolver los conflictos que aparecen en estos tiempos cuando la empresa está inmersa en tan privilegiada situación de alta carga de trabajo sin herramientas tan necesarias, pero a la vez tan normalmente aburridas e ineficaces.
Por lo ultimo vivido cuando partí de la empresa, recordé en el trayecto a casa al amigo Lencioni, y decidí que era necesario resumir a modo de entrada algunas de sus sabias enseñanzas en torno a la necesidad de las reuniones y sobre todo a los tipos de las mismas a elegir dependiendo de los objetivos a cubrir.
Porque tanto el aburrimiento como la ineficacia no es un problema de la reunión, sino están causados directamente por las personas que la conforman. Dicen que el aburrimiento se acaba cuando se crea conflicto o dramatismo y la ineficacia la eliminamos si le aportamos estructura contextual a la misma.
A su vez, lo de la estructura trata de definir en la empresa varios tipos de reuniones que harán que se sepa el objetivo de las mismas y no haya posibilidades de terminarlas sin objetivos, sin conclusiones y en definitiva sin avances en las ideas que conformen una hoja de ruta en las actividades futuras necesarias para continuar hacia las metas de la empresa de manera conjunta y coordinada por parte de todos los departamentos que la conforman.
Entrando en el detalle de las diferentes reuniones que una empresa tendría que consolidar recorreremos la tipología de lo táctico a lo estratégico, iniciando el camino en la reunión diaría de 5 minutos, en la que los directivos de una manera informal aprovechan para informar de todos los quehaceres diarios que van a ejecutar durante el día a la vez que gestionan todos los mensajes y peticiones al resto de los directivos para evitar una serie de correos electrónicos y llamadas (a veces sin contestar) posibilitando que nada quede en el aire, al menos de lo que no nos podemos escapar por urgente y necesario. Recordar que la reunión será de pie y no se sacarán temas que se deben de tratar en la reunión táctica semanal.
Es en esta reunión semanal (de 60 a 90 minutos) en la que se deben tratar temas tácticos de interés inmediato. En una primera ronda cada directivo pondrá encima de la mesa los dos o tres temas fundamentales para conseguir las metas de la semana. Se tendrá que indicar los principales indicadores por departamento: gastos, ingresos, sugerencias, reclamaciones, etc... En esta reunión es inevitable que se pongan sobre la mesa temas estratégicos y el líder debe de entrar al quite, derivando el capítulo a tratar en la reunión mensual estratégica, o si no puede esperar definir una reunión de urgencia ad hoc.
La citada reunión es la más interesante, y en muchos casos, la más importante. En ella se debaten, combaten, analizan y deciden los temas más trascendentales de la andadura de la empresa. Es por ello la más divertida. No hay límite de tiempo (aunque a partir de la sexta hora el partido ya se hace un poco cuesta arriba) y se deben de tratar los temas en profundidad, por lo que no se deben de incluir muchos en la agenda. Más vale pocos, de calidad y bien tratados. Además, tanto en esta como en el repaso trimestral fuera de la oficina, se debe de trabajar sin filtros, provocando que todos los departamentos, a través de sus directores den "su mejor", sin dejarse nada, nada, en el tintero.
Para terminar, la reunión trimestral debe de cuidarse en cuanto a la falta de eficiencia debido a la fama, a veces merecida, de pérdida de tiempo (partidos de golf, post-comidas eternas, etc...). La misma no debe hacerse con largos traslados, ni demasiado cargadas; tampoco excesivamente informales. Si que un hotel o un centro de convenciones externo a la empresa permite al equipo directivo salir de los problemas diarios y dotar a la reunión de una visión mucho más estratégica y holística. Deberían repasarse los ejes estratégicos, el funcionamiento del equipo directivo, de los diferentes departamentos, la posición competitiva (un poco de Benchmarking en el sector), etc...
Para muestra, un botón y me permito sugeriros que dediquéis 1 minuto a ver el siguiente vídeo que evidencia todo lo escrito y si no cae en saco roto podréis usarlo como ejemplo en las diferentes reuniones desde el momento que lo veáis.
Nota: Pero las reuniones se vuelven útiles y efectivas siempre y cuando se doten de pasión y liderazgo, por lo que esta parte nunca se debe de dejar de cultivar para que no se caiga en la monotonía, aburrimiento e incluso rechazo a las mismas.
