DEL CAOS DE LA MULTITAREA AL FOCO

"Algunas personas enfocan su vida 

de modo que viven con entremeses y guarniciones. 

El plato principal nunca lo conocen"

José Ortega y Gasset (1883-1955) 

Filósofo y ensayista español

Lorenzo empezaba el día revisando emails, emails, emails. Y todos venían de personas, departamentos, empresas, proveedores, clientes... distintos. Intentaba contestar, reenviar, hacer, definir, decidir. Daba igual. No podía ver líneas de entrada en negrita. Conforme llegaba la tarea había que gestionarla y devolverla.

Saltaba a una reunión. ¿Productiva? ¿Improductiva? Daba igual. Le habían convocado. Tenía que ir.

Le llegaba un informe con las métricas del departamento "x" del mes "y". No entendía parte. No tenía tendencias. Ni objetivos. Ni la media del año anterior. Daba igual. Si le preguntaban sabía dónde encontrar la respuesta rápida. ¿Para qué? 

Le entraban whatsapps. Leía. Contestaba rápido. Derivaba. Re-enviaba. Apuntaba. Daba igual. No sabía dónde estaba. No sabía por qué.

El excell del scandallo del nuevo producto, con sus costes, estaba a medias desde el viernes. Lo abría. Recordaba por dónde se había quedado.  Se ponía con él. Lo intentaba terminar. La llamada del jefe irrumpía en el camino. Abría otro dashboard del ERP sobre la marcha e intentaba responder. No para avanzar, sino para contentar a la otra parte. Cerraba airoso la llamada. O eso creía. Pensaba dónde estaba. Mientras, se le abría un reminder en el ordenador. Convocatoria de Teams.

Otra reunión. Más whatsapps. Más emails en la bandeja de entrada. ¿Un café? escuchaba desde la puerta de la oficina. Era el compañero de al lado. Miraba el reloj. Ya habían pasado tres horas.

Urgencias. Urgencias. Urgencias... Y al final del día, la sensación la resumía en el pensamiento: “he estado a tope”, pero su lista de cosas importantes ni las había tocado.

Su amiga Paz le abrió los ojos una tarde mientras recogían a los chicos de karate. Cuidado con el "mutitasking", le decía. Es la excusa perfecta para llenar la jornada y no tomar decisiones, pensar que eres hiper-productivo y además, lo más peligroso: es socialmente ampliamente aplaudido. Y además, te hace ser un gran procrastinador, porque te invita a postergar lo más incómodo y pensar que estás haciendo lo correcto, entendiendo que eres eficiente porque descargas la bandeja de entrada. Y las decisiones importantes, las reuniones y llamadas clave, y todo lo que genera valor queda en un segundo plano. Estamos como peces en el agua haciendo y deshaciendo tareas básicas como responder emails o sentándonos sin preparación previa en las reuniones; en definitiva, ni pensando, ni concentrándonos, ni decidiendo, ni avanzando. 

Lorenzo paró en seco al llegar a casa. Paz tenía razón. Decidir daba vértigo, implicaba renunciar al piloto automático, y para ello tenía que forzarse y aprender a decir no, lo cual conllevaba compromiso con temas importantes y asumir consecuencias de lo que el entorno hostil no entendiera. Pero él sí que entendió que seguir moviéndose en todas direcciones a la vez era la mejor manera de no avanzar en ninguna.

Recordó olvidos, despistes, cómo pasaba al despacho de al lado sin saber el motivo y tener que volverse, buscar algo y tras un rato detectar que lo tenía en la mano, salir para ir a casa y no haber cogido previamente las llaves del coche, tomar la palabra y haber olvidado lo que iba a decir. Sí, la multitarea estaba detrás de todo esto. Y no era de recibo.

Paz le aclaró que no hacían muchos temas a la vez, sino que saltaban de uno a otro, eso sí, perdiendo el foco. Mientras iluminaba una tarea, dejaba en penumbra las otras como en modo "pause", pero enturbiando la principal, aunque no fuera consciente. 

Y pensó en el tiempo mal empleado, cómo los errores iban siendo parte de su día a día, y también cómo acabaría "reventando" con altos niveles de estrés en su cuerpo, y en su alma.

El tiempo era lo menos evidente, pero haciendo un esfuerzo reconoció cómo el ponerse y quitarse provocaba que llegaba de manera simple lo devolvía en modo complejo. Y cada vez lo hacía en más tiempo, y peor. Porque cambiar una y otra vez es re-empezar de nuevo. Significaba un esfuerzo extra en revisar por dónde ibas, qué pretendías, cómo querías llegar a la meta. Y todo aumentaba la probabilidad de errar.

Fue consciente de lo que le estaba ocurriendo y ese aumento de ruido en su cabecita tenía que ser consecuencia de ese sinvivir sumido en la multitarea. Había perdido capacidad para mantener la atención, se concentraba cada vez menos, solo leía en diagonal mientras se saltaba temas relevantes, nunca veía videos medios o largos y en cualquier reunión se levantaba, iba al servicio o se salía al pasillo a releer mensajes, emails, etc...

Paz le envió un resumen que evidenciaba un estado de atención parcial, sobreestimulación, rapidez, superficialidad. Todos malos hábitos a evitar, aunque primero a reconocer y gestionar en un cambio hacia la capacidad de rechazar las recompensas a corto, que podían parecer que le convertían en más productivo o la capacidad de hacer más cosas en menos tiempo o con menos recursos.

Lo tengo claro: "ni ahorro tiempo, ni lo hago mejor, y no estoy más tranquilo ni relajado. Lo quiero ya. Y tengo tendencia a la improvisación. No vivo mejor. Al contrario, mi nivel de estrés está disparado".

Se sentía engañado. Creía que podía con todo, a la vez, en el momento. Pero lo que hacía era alternar de manera improductiva intentando atender a todos los dispositivos y personas que se cruzaban en su día, gestionaba múltiples tareas, teóricamente de manera más eficiente. Pero no era ni más eficiente, ni más hábil, ni por supuesto más productivo. 

Su salud mental fue a pique. Llegó un momento que no sabía diferenciar información relevante de la que no aportaba valor. Estaba expuesto solo a titulares. Y saltaba de flor en flor. Sus relaciones profesionales y sociales empezaron a perder calidad y la motivación se quedó por los suelos. Fue una de las causas de la depresión...

Hoy Lorenzo trabaja y vive diferente. Su foco en el trabajo y en casa pasó de la cantidad a la calidad. "Prefiero foco y concentración, tomando conciencia en las tareas importantes, y no en las urgentes. Estoy en el ahora, en lo que importa, en lo que debe estar mi atención. Y el resultado es un trabajo mejor, más profundo y una producción de calidad en lo que son mis entregables tanto para mi familia, mis amigos y mis colegas en el trabajo".- le contaba a Paz.

Ha reducido considerablemente los errores. No hay interferencias ni cambios de canal. Los detalles sí importan. Y la precisión es su norma. No vale cualquier cosa a la hora de rematar el informe, el estudio o la presentación. 

Y su tiempo y su gestión han retomado un cariz de eficiencia, planeamiento y organización eficaz del tiempo disponible tanto para el negocio como para el ocio. Equilibrio gracias al foco.

Y qué decir de su nivel de estrés. El resultado de hacer más en menos tiempo le llevó a minimizar los niveles de estrés. El trabajo de priorizar y evitar estar siempre presionado por muchas tareas a realizar en un mismo espacio de tiempo fue vital en su relación con el trabajo. En resumen, efectividad y nada de ansiedad.

Proyectos, planes, tareas. Año, mes, semana, día. Empezó tomando conciencia de lo que era importante, lo urgente, lo menos importante, y lo que sin ser urgente generaba el mayor crecimiento para con sus hijos, su pareja, sus amigos,  su empresa, su equipo y su yo como persona/profesional. 

Y estableció prioridades. Lista, orden, tiempo asignado y atención plena en la tarea que tocaba. Listados, calendarios y objetivos claros. Foco en tarea y maximización de la productividad. 

Y eliminó distracciones. Fuera móvil, sin llamadas que no tocan. Silencio en notificaciones de correo electrónico, redes sociales y apps. Asignando tiempo a cada partida o micro-tarea. Rechazando el luego lo haré cuando estaba en el plan. Y planeando la ejecución y la mini-parada cuando tocaba. Descansaba los minutos programados, ni más ni menos, para resintonizar a tope en el siguiente sprint. 

Y de manera continua parar, evaluar el avance, comparar con el plan, identificar si se va bien, y decidir seguir o cambiar. Percutir o pivotar. Decidir.

"Tenías razón amiga Paz".- pensó tras su caminata de los domingos. No todo es táctica, no todo es estrategia, pero ambas deben convivir teniendo un plan a largo y un programa a corto. Dando lo mejor de cada uno. Y se trataba de que la tarea vaya dando forma a la actividad, y el proyecto sea generado en tiempo y forma creando una senda, un camino que nos acerque sin minarnos hacia el propósito de vida, una vida completa, eficiente, productiva y saludable.