TEMAS CLAVES A TENER EN CUENTA ANTES DE ADQUIRIR UN NUEVO ERP

"Todo el mundo recibe tanta información durante todo el día 

que pierde su sentido común"

Gertrude Stein (1874-1946) 

Escritora y poetisa estadounidense

Tras 20 años con su primer ERP, José Luis había conseguido, tras un gran repaso teórico y práctico en un curso de Dirección de Operaciones y Producción realizado en los últimos meses, que el Director General le aprobara la selección de uno nuevo, más acorde con el siglo que ya lleva camino de un par de décadas.

Y es que el ERP elegido debe ser para esta empresa uno de los principales medios donde se deben unir todos y cada uno de los diferentes departamentos de la empresa, de manera unificada y con el mensaje de que todos deben remar en la misma dirección para conseguir los resultados.

Es su idea mejorar la eficiencia y la transversalidad de todos los procesos de su empresa, desde ventas y marketing, pasando por la gestión de la cadena de suministro, diseño, producción, control de inventarios, distribución y post-venta. Como le comenté, no debe dejar de pasar la oportunidad de integrar la gestión de las relaciones con los clientes, por lo que debería prestar atención al módulo de CRM que le presenten cada una de las diferentes alternativas.

No es baladí que la selección debe ser seria y rigurosa, ya que una vez adquirido el software no son pocos los costes de poner en marcha un programa como este. Por ello, la selección y planificación es fundamental para que se produzca una compra, diríamos que exitosa.

Nuestra conversación giró en torno a los criterios clave a considerar para que la decisión sobre el ERP fuera acertada y al final, entre los dos y su equipo de producción convenimos en los siguientes puntos fundamentales:

- No sólo hay que centrarse en las necesidades actuales para decidir cual comprar, sino que sabiendo que una empresa está siempre viva y en movimiento, el software debe ser flexible y capaz de ampliarse según requerimientos futuros. O sea, el proveedor del sistema debe demostrar que puede personalizar los cambios requeridos a futuro y marcar unos precios sobre los mismos.

- Reconociendo que nuestro personal, cada vez trabaja más en campo, ya sea comercial, técnico o en cualquier otro campo funcional, el software debe tener capacidad para trabajar online y con dispositivos móviles. Si la funcionalidad móvil no está completa, la productividad se resentirá, seguro. Debe permitirse la entrada y el acceso a datos cuando nuestro personal esté fuera de la oficina, en cualquier lugar y en cualquier momento.

- Antes de tomar la decisión, siempre es bueno que usuarios del sistema (clientes reales), nos puedan indicar cómo fue el proceso de implementación y cómo están trabajando con el mismo. Además, es bueno que se visite a clientes del software y nos indiquen qué tuvieron que adaptar para ellos y cómo se realizó este "traje a medida", lo que nos hará una idea de cómo de flexibles son los desarrolladores del ERP a analizar.

- No es desdeñable, analizar el software desde el punto de vista de la facilidad de uso. Además, debe ser personalizable los limites de cada usuario; lo que debería ver, lo que podría cambiar, sobre todo, en cuestión de hacer simple su uso y forzar de esta manera una rápida implementación de sólo lo que cada departamento necesita. El ERP tiene que ayudar en lo que cada usuario necesita, en el momento que lo necesita y sin información extra que no necesita y además, despista.

- Para terminar y de gran importancia, es vital revisar los costes completos sin quedarse en los costes iniciales de contratación del ERP. Fundamental sumar al coste de compra los costes internos de implementación, los costes de implementaciones de cambios, ampliaciones, las cuotas por mantenimiento y cambio de versiones, los costes de formación del personal y todo lo que conlleva la incorporación de una nueva herramienta.

Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.

BENDITAS REUNIONES