"El estilo es el ropaje del pensamiento;
y un pensamiento bien vestido,
como un hombre bien vestido,
se presenta mejor"
Conde de Chesterfield (1694-1773)
Político y escritor inglés.
Me quedé sólo, en el despacho, mientras las luces de la fábrica que entraban por la ventana iban apagándose por módulos. Sólo quedaban los de la sección de montaje y a lo lejos se oía el familiar sonido del teclado del Director Comercial, el cual siempre cerraba el turno de las oficinas nobles, alargando las ya por sí largas jornadas en este escondido lugar de la Mancha.
Había sido un día muy complicado y dos emails que había recibido, uno de un colega de una empresa con la que compartíamos una alianza desde hacía años y otra de un mando intermedio, me habían hecho quedarme un poco pensativo, como parado. Yo diría que algo triste también. ¿Por qué la velocidad que nos empujaba la situación global actual nos estaba llevando a perder las formas? ¿Qué parte nos hace ser poco educados en cuanto podemos escribir emails desde los teléfonos? ¿Cómo afecta a la profesionalidad el estilo Whatsapp?
Estas y otras preguntas me golpeaban la cabeza. A falta de un millón de problemas, esto era algo que me preocupaba, ya que detrás de un mal uso de las herramientas de comunicación creo que se esconde muchas más cosas; estilos de dirección, profesionalidad, personalidad, educación, respeto...
Más allá de las faltas de ortografía (requisito indispensable para alguien que quiera comunicar algo serio), se trata de cuidar la redacción de los diferentes escritos para causar una buena impresión.
Y nunca se debe de olvidar que a pesar de que el correo electrónico es una herramienta muy eficiente, en numerosas ocasiones una llamada es más efectiva.
Todo lo dicho hasta ahora me ha impulsado a intentar escribir algunas reglillas (10) que aunque las podemos conocer, el día a día nos está empujando a dejar a un lado, empeorando nuestra imagen de marca y dejando malentendidos innecesarios entre colegas, proveedores, clientes y más...
1.- Déjate de mayúsculas, la mayoría de la gente lo entiende como agresividad e intenta escribir en tono neutro.
2.- Ten en cuenta que estás comunicando de manera formal y profesional, por lo que debes de controlar el uso de puntos de exclamación (el exceso de este recurso denota que eres un escritor novato y queda poco profesional). Además, y esto es importantísimo, debes diferenciar las expresiones que usas para comunicarte con tus amigos y las que usas en una comunicación laboral y profesional.
3.- No desprecies el contenido del ASUNTO y dedícale un tiempo a definir lo que incluir en el mismo. La información principal debe ir en el título del correo, evitando desperdiciar mucho tiempo a tu receptor, además de conseguir que tu e-mail sea leído y contestado con mayor rapidez.
4.- Usa un tiempo para corregir faltas ortográficas y disponer correctamente los signos de puntuación. Las prisas te llevan a escribir rápido y no revisar lo que se necesita, cometiendo errores que restan valor a nuestro mensaje (y a nuestra imagen).
5.- Evita los excesos agregando gráficos, colores, etc... No aportan valor a un mensaje profesional y sí que aportan confusión, distrayendo la atención de tu remitente con el mensaje.
6.- Comprueba que el archivo adjunto, está adjunto. A veces, a un día vista, recibes la respuesta a tu e-mail pero no respondiendo a tu requerimiento, sino que pidiéndote el archivo que no llevaba tu e-mail. Has perdido tiempo y no es precisamente el recurso que más te sobra...
7.- Por favor te lo pido, no utilices en el e-mail del trabajo "emoticonos". Déjalo para el whatsapp con tus hijos y amigos. El tono adecuado y profesional debe mantenerse siempre, por mucha confianza que hayas alcanzado con tu remitente.
8.- Se correcto en tus formas y amable. Nunca sobra un por favor, un gracias... Y el tono debe ser cordial y educado. Los mensajes escritos son más contundentes y rudos que una conversación oral telefónica o en persona, por lo que el "tono sí importa".
9.- Paciencia en el tempo de la respuesta. No mandes a destiempo emails de recordatorio (acribillando a la otra parte). Si es urgente de verdad, por favor, llama o escribe un mensaje al móvil de tu remitente, indicándole qué ha ocurrido y por qué es tan urgente, asegurándote que lo entiende y que te puede cubrir la necesidad en tiempo y forma.
Nota: Cuando lo que vas a requerir es muy urgente, la llamada de preaviso es muy útil.
10.- Y para que te tomen en serio y tu imagen personal se refuerce con tus actos, y no sólo con tus peticiones, no olvides responder en caso de que la otra parte te requiera más datos, por ejemplo, o cuando te soliciten a ti cualquier tema, intenta responder en tiempo y forma a esos profesionales que te necesitan.
Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.
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