"Así como una jornada bien empleada produce un dulce sueño,
así una vida bien usada causa una dulce muerte"
Leonardo Da Vinci (1452-1519)
Pintor, escultor e inventor italiano
Esta semana ha sido muy intensa porque no sólo comenzaba con un largo viaje a conocer las instalaciones de uno de nuestros socios-colaboradores, sino que teníamos que concluir la misma con la celebración de la I jornada técnica Vehículos Combustibles Alternativos.
A la hora de celebrar un evento, cuando todo sale bien, muy pocos saben el trabajo que una jornada de este tipo conlleva. Pero ni que decir tiene, que cualquier fallo, cuando has conseguido atraer unos asistentes de primera y unos conferenciantes de primer nivel, se deja ver, ¡y cómo!
Por todo, la organización de un evento conlleva mucha presión, y de la buena, y la tensión y responsabilidad que genera se deja sentir en el ambiente; parece que se puede cortar con un cuchillo...
Desde el principio, todos en la empresa eramos conscientes de la responsabilidad que habíamos contraído, por lo que teníamos claro que debíamos ejecutar una serie de pasos que son fundamentales a la hora de organizar cualquier evento que se precie.
En primer lugar, como primer paso, para llegar a obtener una jornada de éxito, teníamos que definir muy bien el objetivo de la misma. Para ello, tuvimos en cuenta dónde preparábamos el mismo, qué necesitaba nuestra audiencia y cómo haríamos para que fuera interesante para ellos.
También, una vez teníamos claro nuestro objetivo, sabíamos que era vital planificar todo con tiempo, prestando atención a todos los detalles que se necesitan durante el proceso: la planificación, el contacto con los ponentes, los espacios que se necesitan para celebrarlos, encargar el material gráfico, publicidad online del evento, forma de inscripción, etc...
Queríamos que nuestros ponentes fueran, y así fueron, los mejores; pero por si acaso, teníamos preparado un plan B. Siempre hay que tenerlo, consejo de amigo. Pero no hizo falta; era una jornada tan bien montada (palabras de otro muy buen amigo), que nadie quería perderse la oportunidad de ser uno de los ponentes que inscribieran su nombre en las primeras de muchas, muchas jornadas que harán historia en el mercado que estamos "inventando".
Como tercer paso, tras tener bien definido el objetivo y planificado todo con tiempo, debíamos de encontrar el mejor lugar, el más adecuado. En este paso, nos lo pusieron fácil, ya que el ayuntamiento que nos dejaba el espacio nos concedió una sala perfecta, aproximadamente para 60 asistentes que nos pareció genial para un evento inicial de primer año y que nos ponía una meta desafiante, teniendo en cuenta que el año anterior mi socio había estado en una jornada similar con 14 personas inscritas. Nosotros teníamos que llenar la sala; era una obligación para que todo hubiera merecido la pena.
Además, como la jornada iba acompañada de una exposición de vehículos al exterior, la posibilidad de tener la plaza de España cerrada al tráfico, además de su gran tamaño, nos dejaba una campa exterior para la exposición inmejorable. También teníamos que llenar el aforo con vehículos y marcas de primera; segunda obligación a ejecutar.
Faltaba el tiempo atmosférico, que es difícil de planificar. Pero en este caso, el día quedó magnífico y asistentes, ponentes y expositores pudieron disfrutar de una buena temperatura que provocó el disfrute de todos los asistentes y potenciales clientes que se acercaron a la exposición.
Como cuarto paso, muy importante también, es el seguimiento diario de todas las tareas que se tienen que hacer, por lo que es vital las herramientas de organización que uses, las listas de tareas, etc... Para la ejecución y coordinación, dejamos al socio, que es un monstruo en hacer pasar las ideas desde la mente a la vida real, y como siempre, no dejó pasar ni un detalle al azar; el catering, los espacios que alquilar, los sponsors, el agua/vino, el merchandising, la comida, la megafonía y un largo etc. presenciaban cómo recibían un marcaje estrecho que presagiaban un final feliz (ahora puedo decir, a las pruebas me remito, todo PERFECTO).
Por último, no podemos dejar escapar que cualquier evento, siempre necesita medios materiales y económicos. Esto es uno de los problemas que casi siempre, se encuentran los organizadores, la limitación de los recursos. Y en este caso no fue excepción. Nuestras ganas de celebrar un evento de calidad hicieron estrujar nuestras meninges. Es una parte de las más complicadas, pero la calidad de los ponentes y el tema de gran interés que se movía en el evento para los profesionales y la sociedad lo hicieron posible. Fue vital convencer a los patrocinadores y colaboradores, de que estar en la exposición les beneficiaba mucho también a ellos, pero no hizo falta pisar el acelerador porque desde el primer momento lo entendieron y nos ayudaron para generar el evento.
Sin lugar a dudas, hemos construido una gran propuesta de valor, y si Dios quiere, ha sido una gran I Jornada, pero seguro que habrá muchas más.
Dar las gracias a todos los que han hecho posible este gran evento. A nuestra empresa, a los patrocinadores y colaboradores y a todos los asistentes que han puesto un gran broche a todo el trabajo previo realizado para que el evento estuviera concienzudamente preparado.
¡¡¡Gracias de verdad, y hasta el año que viene!!!
Como resumen, os dejo los pasos para que podáis realizar un buen evento, en caso de que os toque:
- Define tu objetivo.
- Planifica con tiempo.
- Encuentra el lugar adecuado.
- Elige buenas herramientas de organización.
- No te olvides de los patrocinadores.
Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.
