"Las que conducen y arrastran al mundo
no son las máquinas,
sino las ideas"
Victor Hugo (1802-1885)
Novelista francés
Cuando me contaba Juan que habían comenzado unas sesiones semanales, en plan Kaizen, para resolver problemas que iban manteniéndose en el tiempo dentro de la empresa; sí, de esas que van posándose en las compañías y que parece imposible retirar de nuestro repertorio del día a día, dejando ese efecto "déjà vie", no dudé en prestarme, si él quería, en pasarme por su despacho y poder ver en directo alguna de esas reuniones de "brainstorming".
No dudó en invitarme a la siguiente, y sin mucha preparación, allí estaba yo esta misma semana sentado con el resto de compañeros, tomando nota, y aunque con dificultad, mordiéndome la lengua para mantenerme al margen y sin hablar (esta parte fue la más complicada para mí; pero lo logré).
Una vez que la sesión terminó, nos fuimos todos juntos a tomar una caña y quedé con Juan que pasaría a limpio mis notas y le mandaría una lista de impresiones por e-mail al día siguiente, para luego comentar.
Lo que hice fue, una vez tenía el documento terminado, llamar a mi antiguo compañero por teléfono y resumirle un poco mi informe para poner en contexto las mejoras que había detectado durante la reunión.
En primer lugar, desde mi punto de vista, había sido algo larga la sesión (hora y media), considerando que en 60 minutos se pueden sacar adelante muchas ideas y conclusiones. Si esto se alarga es muy posible que las ideas se vuelvan repetitivas y sea difícil crear nuevas salidas a los problemas. Lo que si reforcé como positivo es que no desfallecieran en seguir haciéndolas de manera semanal, ya que salvo los milagros, el resto de éxitos individuales y colectivos en la vida se consiguen con muchos ingredientes, pero siempre llevan mucha ración de "constancia". Este caso sería igual, le comenté.
También le reseñé que era muy importante enfocarse cada sesión en problemas concretos, no titulares amplios o ambiguos, los cuales no ayudan en centrarse en el "foco" del día y divagar. Me explico: "es mejor trabajar sobre los problemas de ajuste de la puerta lateral izquierda del producto "x" que en los problemas de las puertas".
Sólo en una ocasión, pero tenía que comentarlo, uno de los asistentes se enzarzó con otro, entablando una discusión para saber quién había anotado una idea y quién la tuvo primero. Bien, pues esto es lo menos importante, se trata de jugar sin juzgar y el que no lo entienda es mejor que se quede fuera del equipo de mejora.
El listado de ideas que iban anotando en esos papelógrafos y luego colgaban en las paredes estaba muy bien, pero era mejor numerar las ideas. Daba la sensación de ir midiendo las aportaciones y cómo bien sabéis no existe la mejora sin medida.
En la teoría de las tormentas de ideas, se trabaja con los conceptos construir y saltar. Construir significa volver a una idea ya discutida, mejorando algún aspecto y perfeccionándola, mientras que saltar es cambiar de dirección totalmente buscando una solución completamente diferente. A Juan, como a casi todos, le tocaba seguir empujando en la parte de construir, ya que solemos no dar por bueno las aportaciones de otros, además de que parece que mejorar lo que otro ha dicho es algo crítico. La verdad es que de eso se trata también, de criticar, pero criticar de manera constructiva.
Volviendo a dejar las grandes hojas colgadas alrededor de la sala, para mi era un acierto, ya que generaba visibilidad, daba posibilidades de volver sobre ellas para construir o saltar y dejaba marcada en la sala de juntas un sentimiento de involucración y trabajo en equipo.
Para terminar, y en modo de lista le dejé cinco reglas o consejos que hacen que la tormenta de ideas funcionen de verdad:
1.- Nunca dejes que el jefe hable el primero. Mejor que no vaya a este tipo de reuniones, al menos antes de tener trabajo avanzado y lo necesites para decidir (o para invertir).
2.- Nunca convoques a expertos, ya que las grandes ideas pocas veces vienen del conocimiento técnico, sino de la parte más lógica de la empresa. Una vez marcado el camino, los especialistas expertos diseñarán el programa de mejora con todo detalle.
3.- Cambia escenarios, sorprende con el entorno, ya que así fomentas el pensamiento innovador y sobre todo, haces que la gente del equipo no tenga en la cabeza los problemas del día a día. Ni el teléfono y la fábrica a tiro de ventana...
4.- No intentes que haya una hora de tensión intensa, sin relajación y muy seria. Esto aniquila la creatividad y no es precisamente lo que queremos en estas sesiones. Haz que el ambiente sea relajado y deja que el gracioso ponga algún momento de risas.
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5.- Por último, evita que los participantes pierdan tiempo en tomar nota de todo. Basta con lo que estáis anotando en los murales y permite que ellos estén totalmente enfocados en el problema y las soluciones, tanto las que salen de su cerebro como la de sus compañeros.
Y como hoy es el día de la Madre, primer domingo de Mayo, me permito sugeriros que dediquéis 4 minutos a ver el siguiente vídeo que no evidencia nada de lo escrito pero si es una canción hermosa que resume mucho de lo que sentimos los hijos y todos los que tienen a madres actuando como tal, cerca.
El vídeo de la semana: HOMENAJE A LAS MADRES
Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.
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