REUNIONES SÍ, REUNIONES NO

"El aburrimiento no puede existir 

donde quiera que haya 

una reunión de buenos amigos"

René de Chateaubriand (1768-1848) 

Diplomático y escritor francés

Aproveché un largo y distendido café para comentar el discutido tema de las reuniones con Patricio, conocido experto en temas de management en general y en gestión de equipos de alto rendimiento y reuniones de empresa en particular.

Está claro que las reuniones son fundamentales para gestionar y dirigir cualquier organización. También es conocido que muchas empresas y profesionales encuentran verdaderos problemas en enfocar las diferentes reuniones, causando verdaderas pérdidas de productividad e incluso hacerlas totalmente inútiles para la organización.

De manera típica se estudia una serie de normas que mejoran las reuniones como saber a qué se va, tener un orden del día, preparar la reunión, generar participación, tener un resumen lo antes posible, concluir, etc...

Todo lo anterior es muy importante, sí,  pero según Patricio los dos problemas fundamentales que existen en cuanto al tema reuniones son la falta de dramatismo y la falta de una estructura contextual.

En cuanto al tema que denominó falta de dramatismo, me explicó cómo hemos vuelto las reuniones aburridas porque se evita a toda costa el conflicto, siendo este elemento muy necesario para hacer interesante cualquier actividad en la que interaccionan personas.

El conflicto no debe evitarse nunca, ya que cualquier tema a solucionar entre personas debe y merece debate y desacuerdo entre partes que garantizará la solución de los problemas, al contrario de lo que ocurrirá si se ocultan o se evitan los mismos.

Luego estuvo algo más de tiempo comentando sobre lo que denominó como falta de estructura contextual. No se trata tanto de reducir las reuniones o el tiempo de las mismas, sino de evitar caer en la tentación de disponer de una gran reunión directiva en la que se incorporen todos los temas, tácticos y estratégicos, y salir de la misma con la sensación de que nunca se avanza nada.

Patricio lo tenía claro, y me indicó que cada tipo de reunión cubre diferentes finalidades concluyendo que en cualquier organización se deberían tener cuatro tipo de reuniones como estructura general.

En principio, siempre echa de menos una reunión diaria de repaso, muy útil para informar de las actividades que se realizarán durante esa jornada. Suele ser muy eficaz, ya que ayuda al equipo para que entienda las prioridades que tiene la empresa y como se trasladan a la acción diaria. Más de 10 minutos no son necesarios, si se hace bien.

También me comentó que las empresas necesitan una reunión semanal, centrada exclusivamente en asuntos tácticos; eso sí, no deben de durar más de 45-60 minutos, necesitándose disciplina y coherencia con el objetivo de la misma. Divide esta reunión en una ronda relámpago con los temas que cada participante quiere tratar, un informe de progresos y avances semanales y sobre todo, no caer en la tentación de acabar tratando y discutiendo temas estratégicos que no tocan en este tipo de reuniones. El líder debe retirar de la reunión de manera inmediata temas que no son de la misma sin dejar de anotar la cuestión que debería revisarse posteriormente en la reunión de estrategia mensual. Cada asunto, cuando toca y en reunión diseñada al efecto.

Precisamente en la reunión mensual de estrategia es donde se deben analizar y debatir dos o tres ejes estratégicos a lo sumo, que no queda duda que inciden notablemente en el devenir futuro del negocio. Esta reunión debiera ser algo más en cuanto a la duración, entendiendo que una hora por tema de importancia no debe ser un problema para el equipo de dirección.

Al final, y como último tipo de reunión, Patricio me habló de una trimestral, pero incidió que fuera en una ubicación distinta a las oficinas de la empresa. Además, me hablaba de incluir actividades diferentes a estar sentados alrededor de una mesa; jugar al golf, algún evento cultural, visitas a empresas de otro sector, etc...

Esta reunión trimestral debería de servir para evaluar el camino a largo plazo que no debe ser menos importante que el enfoque trimestre o año, vital para poder seguir haciendo del negocio algo sostenible. No tratar temas que ya se discuten en las reuniones diarias, semanales o mensuales es muy importante para sacar lo máximo a cada tipo de reunión y también me remarcó que era vital no cargar las reuniones de este tipo con una agenda sobrecargada pero tampoco convertirlas en algo demasiado informal, y sobre todo, no invitar a reuniones de empresa a terceras personas que cambiarán la dinámica del evento y pueden anular la principal razón por la que se celebra este tipo de reuniones, que no es otra cosa que mejorar la unión y la cohesión del equipo.

Me fui satisfecho de este rato productivo que me sentó, por suerte, con Patricio. Ahora tocaba pensar cómo diseñar, cambiar y/o complementar los hábitos de nuestra organización en torno a las reuniones y los valiosos consejos de este experimentado y buen conocedor de estos y otros temas empresariales.