UN PROYECTO DE ÉXITO CON MUCHO AMOR

"El amor sólo da de sí y nada recibe sino de sí mismo.

El amor no posee, y no quiere ser poseído.

Porque al amor le basta con el amor"

Khalil Gibran (1883-1931) 

Ensayista, novelista y poeta libanés

Esta semana tocaba rematar con la puesta en escena de un proyecto que se llevaba cociendo por parte de un gran equipo de personas y que aunque muy distintos en sus conocimientos técnicos y oficios, compartían un objetivo común que han  podido hacer realidad este mismo sábado.

Todo comenzó una tarde, cuando en una pequeña visita a casa de Jesús, al acabar la misma me indicó que tras la no posibilidad de repetir la experiencia de la casa rural, que habíamos vivido casi todo el grupo para celebrar los 40 años de la parte adulta masculina de la pandilla, le gustaría plantear montar un proyecto sorpresa para las chicas del grupo, las cuales también se merecían celebrar de manera algo distinta.

Este hito es de gran importancia para el resultado final, ya que incidir en algo que el resto ya habíamos diagnosticado como imposible le da mucho valor a este amigo, que planteó otra posibilidad para celebrar este homenaje, aunque de manera distinta a lo que habíamos vivido hace dos años.

Su idea fue aceptada en el fondo, pero no en las formas, y tras abrir un "grupo privado de cabezas pensantes" en una aplicación de mensajería instantánea nos pusimos manos a la obra en generar ideas y posibilidades. Al final, la idea de que el centro del homenaje fuera ver todos juntos en la capital una obra de teatro fue aceptada, y de esta forma comenzó a tomar cuerpo el proyecto culminado en el día de ayer.

Todos conocíamos que los tres factores más importantes a controlar en un proyecto son el plazo, el presupuesto y por supuesto, la calidad. Sabíamos de la exigencia de nuestras clientas y no era fácil planificar y ejecutar con nota este proyecto, debido entre otras cosas, a que no se podía customizar sólo para un tipo de cliente, sino que teníamos que ser aprobados por 7 mujeres, si bien estupendas, también muy distintas.

El presupuesto es un punto de gran importancia en el apartado de control de todo proyecto, y en nuestro caso se decidió al inicio la banda en la que nos tendríamos que mover; tuvimos el cuenta el evento en sí, la parte de logística y la del avituallamiento (por eso de los desmayos). Hoy tengo que admitir que al final, y debido a la alegría y emoción del momento vivido, el proyecto ha culminado con una desviación del 5% sobre lo previsto, pero visto lo que ocurre en macro-obras tipo Canal de Panamá, etc.. nos damos muy, pero que muy satisfechos.

En cuanto al plazo, ayer mismo lo comentaba con Paco, nuestro amigo de la capital, que era un elemento fijo en la planificación y no podía cambiar (fallar), ya que el mismo estaba marcado por la fecha de la obra que íbamos a ver, sin la posibilidad de cambio de tickets o fechas.

Sin problemas y en el "día 1" se decidió la obra teatral y la fecha (Javi indicó el nombre de la misma y tras una breve negociación, ya teníamos obra elegida), por lo que tocaba trabajar en la parte de logística y avituallamiento. Eramos conocedores que existen cuatro factores que toda gestión de proyectos debe contemplar, por ser los de mayor influencia en los resultados alcanzados. Reconocer que deben de tenerse en cuenta a la vez y al ser los más decisivos merecía la pena centrarse en ellos. Se trataba de focalizarse en:

- La claridad en la definición de objetivos.
- La utilización de una metodología.

- La precisión en la planificación.

- El compromiso de los participantes.

Repasando el evento, esta tarde me he estado preguntando, ¿Por qué todo ha terminado con un servicio prestado de Gran Éxito? Siempre según el feedback generado desde el cliente, por supuesto.

Pues en primer lugar porque teníamos muy claros los objetivos del proyecto. Todos queríamos hacer vivir a nuestras mujeres (el cliente final) una experiencia única y que no olvidaran en mucho tiempo. Sabíamos que una mala definición afectaría al proyecto, a los recursos que necesitaríamos e incluso al buen rollo de los integrantes del equipo de trabajo (el grupo de amigos). 

En segundo lugar, el equipo se encargó de cumplir con una metodología de investigación de recursos a subcontratar, informar siempre del estado del proyecto y de los avances del mismo y mantener abierto siempre un canal de comunicación. Dicen que sin medida no hay mejora y en nuestro caso, siempre entendíamos que era necesario saber dónde estábamos, hacia donde íbamos y cuando era necesario actuábamos de forma unitaria como si estuviéramos todos, ya que teníamos gran confianza en que el resto nos apoyaría en esas decisiones basadas siempre en el objetivo común.

Como tercera causa, entiendo que la precisión en la planificación ha sido excelente. No sólo se ha calculado bien, a priori, el tiempo que cada actividad necesitaba, sino que cuando se sufrió el contratiempo de la no posibilidad de reservar en el restaurante inicialmente elegido para la cena homenaje, Ángel, uno de los miembros del equipo, cogió el toro por los cuernos y en dos días de búsqueda y captura, consiguió encontrar un sitio que hoy, ya después de haber vivido la experiencia, puedo reconocer que tanto en calidad, localización y servicio del personal no tiene en nada que desmerecer con la primera oportunidad fallida.

Pero lo más importante, y termino, para que todo haya sido un éxito, ha sido sin duda el compromiso de los participantes durante la planificación del proyecto y la pasión demostrada por los clientes mientras disfrutaban del homenaje, entre otras cosas, muy merecido. Ni que decir tiene que en este caso no se necesitaba ninguna técnica de motivación ni de liderazgo para elevar el potencial que todo profesional tiene. El amor hacia el cliente y hacia el producto final que visionábamos, era notable y destacable en cada uno de los pasos que dábamos. Unos buscando, otros retocando y mejorando, otros asintiendo, otros decidiendo... Todos nos llenábamos de gratitud con el que hacía, nos vaciábamos en conseguir los hitos para avanzar y sobre todo, con humildad de servicio y a veces, sacrificándonos a deshora pero siempre con el foco puesto en la consecución de la meta perseguida.

Y esta es la historia de lo que se remataba ayer en Madrid, durante la tarde y noche, con la conciencia tranquila de que estamos en la mejor LISTA, la lista de los NUESTROS. 

Muchas gracias equipo, muchas gracias clientes... 

Para muestra, un botón y me permito sugeriros que dediquéis 4 minutos a ver el siguiente vídeo que evidencia todo lo escrito y si no cae en saco roto podréis usarlo como ejemplo varias veces al día desde el momento que lo veáis.

El vídeo de la semana: EL ÉXITO EN LOS PROYECTOS: LA TRIPLE RESTRICCIÓN

Historias pasadas de "lasemanadeedusanchez": Os dejo, en el siguiente enlace, lo que pasaba por este blog hace 3 años para los que se han incorporado tarde y también para los amigos nostálgicos que les gusta recordar.

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