MEJOR REUNIONES EFICACES

"La eficacia de una reunión 

es inversamente proporcional al número de participantes".

Lane Kirkland

Cuando recibí la convocatoria para la reunión semanal de "nuevos productos y mercados" no voy a negar que soplé con desgana mientras pensaba que no merecía otra reunión en la que no se tenía claro el por qué debíamos estar todos los que estábamos (la mayoría no pertenecemos a esta organización) y sobre todo, por qué no están nada claros los objetivos de la misma.

Y es que cuando cualquier organización va cumpliendo años y gracias a Dios, creciendo, sus departamentos y directivos van asignando y re-inventando una serie de reuniones, a veces esporádicas, otras periódicas quedando las últimas como por hábito marcadas fijas con sangre en el calendario de la costumbre.

Pero esta vez no malgasté mi viaje, no. Preparé una agenda en la zona que me permitió aprovechar el desplazamiento tanto a la ida, como a la vuelta. Además, antes de la reunión, me cité con el anfitrión de la empresa que colaboro y le indiqué que me gustaría repasar todo lo que puede ser de importancia para generar reuniones eficaces. La verdad que sentí como en el otro lado de la línea se había aceptado mi propuesta con convencimiento porque enseguida me contestó que sí, que le parecía genial ya que últimamente le estaba resultando muy "pesado" tanto la preparación cómo la dirección de las mismas y no estaba de más pararse en seco, recopilar cómo y dónde se había llegado, para volver a llenar de energía una parte tan importante de nuestros quehaceres diarios, ya que las reuniones toman mucho de nuestro tiempo debido a que son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Y es que el secreto está en una buena dirección y facilitación de las reuniones, eso está claro. Todas las partes de una reunión son importantes; la planificación, la logística y los principios y habilidades para presidir la misma. Todas las fases deben de producir un alto impacto en la participación y la involucración de los integrantes de una reunión.

Centrándonos en la planificación, si la calidad de esta fase es óptima lo que provocamos es un ahorro de lo que en el mundo "lean" es considerado como "muda": tiempo de personas, tiempo en exceso de la reunión, reuniones aburridas sin meta y reuniones sólo por el hecho de reunirse.

Conocida la importancia de esta fase ambos recopilamos y concluimos como los pasos críticos: 

- Definir de forma clara y concisa el objetivo de la reunión. Todos recordamos estar en la mesa sin conocer por qué y para que nos han convocado.

- Todos, cada uno es su parte, debe de realizar previamente la tarea. Es necesario llevar la información necesaria. Todos recordamos estar en la reunión en tiempo de "break" no de "coffee", mientras que algún compañero ha salido urgente a imprimir los datos que debería haber traído desde el inicio, mientras el resto nos miramos unos a otros y repasamos el penalti fallado, la roja no merecida, etc...

- Decidir quién y en qué parte de la reunión se debe estar presente. Todos hemos estado en reuniones en la que nuestra mente nos pregunta de forma continúa, ¿pero qué hago aquí? Esto se lo debería de mirar más de un jefe que en cuanto puede para sentirse abrazado convoca hasta al de seguridad...

- Planifica con alguien más del equipo. Todos sabemos que cuando se organiza una reunión o un evento desde varios puntos de vista el resultado es más completo y global. ¿Trabajo en equipo?

Y una vez todo planificado, no olvidar enviar el plan al menos una semana antes del evento; todos deben tener la oportunidad y la obligación de prepararse lo mejor posible para ayudar al éxito de la reunión.

En cuanto a la organización es bueno tener una serie de puntos en cuenta que facilitan el éxito de la misma, según acordamos os cuento:

- Empezar y finalizar a tiempo. Ser escrupulosos con los tiempos genera confianza y determina la seriedad de la organización.

- Tener lista de asistentes.

- Generar espacios confortables y apropiados según el tipo de reunión.

- Disponer de un tiempo antes y después que generen un networking informal y cree vínculos entre los asistentes imposibles sólo en el tiempo frío y teórico de la reunión.

- Crear un ciclo regular. Si la reunión es siempre el primer lunes de cada mes los asistentes generaran unos hábitos alrededor a este punto en la agenda y prepararan mejor la misma.

Una vez todo dispuesto, toca dirigir la reunión con eficacia, por ésto de buscar reuniones eficaces. Para ello, tras varios minutos discutiendo los puntos más importantes de esta fase acordamos los siguientes:

- Presentarse, describir lo roles de los directores y de los invitados si los hubiera.

- Leer la agenda y aprobarla por los asistentes.

- Mantener la reunión en los cauces de los puntos de la agenda. O sea, no permitir que el personal se vaya por las ramas.

- Vigilar el tiempo.

- Resumir las principales conclusiones, aprobando las mismas por los asistentes.

- Fomentar la participación. 

"Bueno, pues manos a la obra".- me indicó mi colega al rematar los puntos resumen de la parte de la dirección de la reunión a lo que le contesté sin dudarlo que parara el carro que todavía quedaba la guinda del pastel y lo que muchas veces queda sin remate: 

"EL SEGUIMIENTO".

En esta parte, para darle un seguimiento exitoso a la reunión se debe:

- Recopilar toda la información sobre las posibles mejoras de la reunión a modo de feedback que permita mejorar de forma continua la misma.

- Hacer llamadas, mailing o encuestas de seguimiento que mantenga al grupo unido, sintiendo las acciones cómo un proceso y no sólo para cumplir el expediente cuando toca reunión (o 5 minutos antes).

- Resumir la reunión con las decisiones tomadas, acciones a realizar y fechas de las mismas. Cuantas reuniones terminan con las notas tomadas individualmente por cada uno guardadas estratégicamente entre otras muchas notas del cuaderno de apuntes o en alguna papelera...

Nos despedimos hasta la próxima no sin antes mi amigo asegurar el compromiso de que intentaría llenar de toques distintivos la siguiente reunión convirtiendo la misma de normal y sosa en divertida y, sobre todo EFICAZ.

Para muestra, un botón y me permito sugeriros que dediquéis 4 minutos a ver el siguiente vídeo que evidencia todo lo escrito y si no cae en saco roto podréis usarlo como ejemplo varias veces al día desde el momento que lo veáis.

El vídeo de la semana: CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS

Nota: Siempre es bueno que nos recuerden algunos aspectos básicos en habilidades que pensamos que controlamos, pero a veces de tanto trabajar en ellas el tema se va complicando y dejamos de efectuar lo básico que por simple casi siempre es lo mejor.